審核那頁講的是決定怎麼做;這頁講規則怎麼訂 — 一筆 請假、加班或請款送出時,系統怎麼知道該去敲誰的門。
政策清單
「公司 ▸ 設定 ▸ 審批」(在設定左側清單的「制度」之下)每種申請類型一張卡:請假、加班、請款⋯⋯各自帶著啟用開關與步驟數。 每種類型永遠有一條政策(內建預設值),所以這裡沒有「還沒設定」這回事 — 只有「用預設」和「改過了」。
開關是有權限寫入的人才看得到的;只有讀取權限的人看得到狀態,看不到開關。
步驟編輯器
點進一種類型是它的步驟編輯器。一條政策是依序的幾步,每一步指名審批人 — 職位(申請所屬分院的在職者;人來人去,職位留著)、申請人的主管,或指定人員; 內建預設指名申請人的主管 — 可以掛條件讓某些申請多走一步:例如「天數大於等於 N」的長假、 「假別屬於」某幾種的特殊假。不符合條件的申請跳過那一步。
同一位審批人不會被同一條政策要求兩次 — 編輯器直接不讓你選第二次。
儲存在畫面表頭的 儲存政策;唯讀權限的人看得到整個編輯器,但欄位鎖定、 動作不出現 — 讀懂政策寫什麼,本來就是這個權限存在的原因。
三條看不見但最重要的規則
- 路由快照。 申請送出的那一刻,政策被拍照進那筆申請 — 之後改政策, 在途的申請照舊走原路。否則改一次規則,就等於重寫所有還在路上的申請。
- 逾時:駁回或上呈。 每一步有時限(小時),系統每小時掃描;逾時的項目照那一步的 逾期時處理:自動駁回,或上呈處理 — 轉給那一步的上呈對象(一個職位),列上標 「已上呈」。上呈只有一次:上呈後又逾時、等申請人補充時逾時,或申請所屬分院沒有人擔任 上呈對象,都改為駁回。政策訂的不只是誰核准,還有等多久算太久、太久了怎麼辦。
- 停用不是刪除。 關掉一種類型的政策,該類型的申請自動通過(審批鏈上 記作繞過,而不是不見)。適合還不需要層層核准的小團隊 — 紀錄仍在,門檻先放下。